La collaboration "est l'acte de travailler ou de penser ensemble pour atteindre un objectif".
Une collaboration réussie est un élément vital à la pérennité de toute entreprise. On la considère aussi comme un élément moteur de l’innovation.
Une collaboration réussie, favorise la productivité de l'équipe. Plus la collaboration est structurée, plus l'équipe est encouragée à adopter un comportement de communication par du feedback, par le partage de connaissances, des ressources, des bonnes pratiques, etc. En toute simplicité, en tout lieu et à tout moment.
Voici les 4 Manières d'améliorer considérablement la collaboration en entreprise :
1 - Organiser ses tâches entre collaborateurs
L'un des aspects basiques de la collaboration est de pouvoir définir des tâches de chaque membre de l'équipe. Il est crucial pour toute entreprise de savoir qui fait quoi et quand.
Il est donc important que dans votre entreprise, vous ayez un système de suivi de réalisations de tâches dites "To-Do". Cette liste To-Do, triée par projet, priorité, collaborateur concerné avec une communication intégrée (commentaires, ajouts de documents, etc.).
2 - Avoir un espace de stockage et de gestion de documents électroniques
L'autre aspect important de la collaboration est le partage sécurisé et facile de documents à travers une Gestion Electronique de Documents (GED) unique à toute l'équipe. On diminue ainsi les pertes, éparpillements, oublis, etc. On a ainsi une vue par projet, qui est très utile pour garder une organisation professionnelle pour faciliter la collaboration de l'équipe.
3 - S'organiser autour des disponibilités de l'équipe
Encore un autre aspect important de la collaboration en équipe : celui de pouvoir organiser son emploi du temps autour de la charge de travail de son équipe. C'est l'agenda partagé qui permet de tenir l'équipe informée des rendez-vous déjà pris et disponibilités de chaque membre. C'est une méthode qui optimise l’organisation de l'équipe car elle permet d'avoir un calendrier synchronisé de tous les membres de l’équipe avec tous les événements.
De cette manière, on a plus de flexibilité et d'agilité dans les prises de rendez-vous, et par conséquent l’entreprise acquiert l'amélioration des services qu'elle propose.
4 - Mettre en place un système de communication digital unique
Enfin, le dernier aspect de l'amélioration de la collaboration est l’optimisation des canaux de communication utilisés par l'équipe. Aujourd’hui le constat est qu'on assiste à un éparpillement de ces moyens par différents outils : e-mails, sms, et différents réseaux sociaux, ce qui réduit l'efficience de l'équipe. Or, avoir un outil digital de communication qui assure la diffusion, l'analyse et l'exploitation permanente des informations communiquées à l'équipe autour des projets et de l'amélioration de la relation client, est un gage de collaboration, d'efficacité et donc de prospérité pour l'entreprise.
Optez pour une plateforme d'amélioration de la collaboration pour booster votre productivité
Une plateforme d'amélioration de la collaboration comme DigitaL4Win, permet de répondre à l'ensemble de ces enjeux :
- Via la fonction To-Do, pour regrouper et collaborer autour des tâches de l’équipe.
- Via la Gestion Électronique des Documents (GED) pour partager des documents.
- Via l’agenda partagé où chacun est informé en temps réel sur les disponibilités de l'équipe et des rendez-vous pris avec les clients et les partenaires.
- Via le Cahier Digital, pour communiquer efficacement sans s'éparpiller ni éviter les oublis.
DigitaL4Win est une solution globale qui permet de gagner en performance et en temps, tout en apportant la bonne information, la bonne action, au bon moment et à la bonne personne.
N'hésitez pas à vous renseigner sur les autres services que met en place DigitaL4Win pour accompagner les entreprises à booster leur performance.
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